Die perfekte Location für das Event in der Schweiz

02.06.2019 |  Von  |  Businessreisen
Keine Beiträge mehr verpassen? Hier zum Newsletter anmelden!
Die perfekte Location für das Event in der Schweiz
3.7 (73.33%)
3 Bewertung(en)

Die kreative Planung hat begonnen – im Unternehmen soll ein grosses Event stattfinden. Doch was braucht es, um bei Mitarbeitern und Geschäftspartnern Begeisterung auszulösen?

Was ist die perfekte Location für ein Event in der Schweiz, die eine Firmenveranstaltung zu einem grossartigen Erlebnis werden lässt?

Warum eine besondere Event Location?

Es gibt viele Gründe, die dafür sprechen eine grosse Veranstaltung nicht in den eigenen Räumlichkeiten stattfinden zu lassen. Zum einen muss den Gästen etwas Besonderes geboten werden. Die Veranstaltung soll ihr Interesse wecken, sie begeistern und dadurch auch zur Teilnahme motivieren, sofern diese freiwillig ist. Zum anderen sind die Unternehmensräume dafür meist zu sehr mit dem Arbeitsalltag verknüpft.

Eine lockere Stimmung entstehen zu lassen, die vom Bürostress losgelöst ist, wird schwierig. Zu leicht schweifen die Gedanken in der Arbeitsumgebung zu dem aktuellen Projekt, oder den unerledigten Aufgaben. Hinzu kommt, dass die wenigsten Unternehmen überhaupt über Räumlichkeiten verfügen, in denen ein richtig grosses Event stattfinden könnte. Selbst wenn der Platz vorhanden wäre, das besondere Ambiente ist mit einem anderen Veranstaltungsort besser zu erreichen.

Wie findet man die perfekte Location?

Bevor nach der Location gesucht werden kann, müssen das Thema, der Termin und die ungefähre Teilnehmerzahl feststehen. Nicht nur mit dem Inhalt, auch mit der Lage der Location sollen die Gäste motiviert werden teilzunehmen. Daher ist ein Brainstorming hilfreich, bei dem überlegt wird, welche besonderen Orte oder Sehenswürdigkeiten die Teilnehmerzahl begeistern könnte.


Eine Location ausserhalb des Büros bringt frischen Wind ins Arbeitsleben. Das ist ideal, um neue Ideen zu entwickeln. (Bildquelle: g-stockstudio – shutterstock.com)


Auch ein gewisser Komfort kann die Gäste zur Teilnahme bewegen. Eine lange Anfahrt, eine schlechte Verkehrs- oder Parksituation, zu wenig Sanitäranlagen, Gebäude mit vielen Stufen oder Wege mit starker Steigung sind Planungsfehler, die unbedingt vermieden werden sollten.

Der perfekte Veranstaltungsort muss also über die passenden Räumlichkeiten verfügen. Sei es ein bestuhlter Saal, eine Tanzfläche, eine grosse Leinwand mit der entsprechenden Technik, ein Rednerpult, oder Platz für Spiele oder Vorführungen. Auch besondere Events wie gemeinsames Kochen, Wandern, Gruppenreisen oder die Besichtigung eines Museums oder historischen Ortes sind in der Schweiz gut möglich und sorgen für ein besonderes Erlebnis.

Es gibt einige Hotels die sich auf Events- und Konferenzen spezialisiert haben und für grosse Gesellschaften mit den entsprechenden Seminarräumen, Übernachtungsmöglichkeiten und Restaurants ausgestattet sind. Diese Hotels verfügen meistens über sehr aussagekräftige Onlinepräsenzen, oder senden auf Anfrage auch Seminar- und Eventbroschüren zu.
Im Idealfall findet das Event an einem Ort statt, der einen Bezug zu dem Thema oder dem Unternehmen hat.

Die kybun World

Ein mögliches Ziel für eine besondere Location kann die kybun World sein. In Sennwald im Rheintal bei St. Gallen wird der bekannte Schweizer Luftkissenschuh kybun hergestellt. Dort ist neben dem Produktionsgelände eine Gesundheits- und Erlebniswelt entstanden, die auf 9000 m² und mit über 70 Stationen rund um das Thema bewusste, gesunde Bewegung inspiriert und begeistert. Neben den Tipps und Denksantössen, die die Gäste bei einem Rundgang bekommen, eignet sich das Gelände auch hervorragend für Präsentationsveranstaltungen und Firmenevents.

Für bis zu 100 Personen können in dem inspirierenden Ambiente Veranstaltungen und Seminare abgehalten werden. Ein besonderes Angebot ist die Möglichkeit einen Erlebnisrundgang, Gesundheitschecks oder inspirierende Kurzvorträge dazu zu buchen. Auch das Catering kann von dem Bistro vor Ort übernommen werden.



Mit dem Themengebiet Bewegung und Gesundheit trifft ein Unternehmen, das seinen Firmenausflug hierher plant, definitiv einen Trend, der sicher bei vielen Mitarbeitern auf Begeisterung stösst.

Der Location-Check

Um die ultimative Location zu finden, sind einige Punkte und Fragen zu beachten.
Deshalb sind die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst:

Richtiger Zeitpunkt

Der richtige Zeitpunkt ist die erste grosse Entscheidung. Um möglichste viele Teilnehmer zu haben sollten Termine in den Schulferien, um Weihnachten und in den Urlaubsmonaten ebenso vermieden werden wie der Zeitraum des Jahresabschlusses oder anderer unternehmensrelevanter Termine, oder eine Hochsaison in Vertrieb und Produktion.

Steht der Termin grob fest und ist der Teilnehmerkreis definiert beginnt die erste Suche nach geeigneten Locations. Sind diese für die Jahreszeit geeignet? Gerade bei Open-Air Veranstaltungen ist immer ein Plan B für unpassendes Wetter mitzuentwickeln.

Budget

Dann die Frage nach dem Budget. Raummiete, Technik, sonstige Dienstleistungen, Catering und Dekoration müssen abgedeckt werden. Überschreitet die Traumlocation den Rahmen, muss entweder gut verhandelt werden, oder ein alternativer Ort gefunden werden.

Ist die Location gefunden und terminlich verfügbar, geht es in die Detailplanung. Am besten direkt mit dem Eventteam vor Ort.

Machbarkeit

Kann das geplante Thema des Events wirklich komplett umgesetzt werden? Sind alle benötigten Räumlichkeiten verfügbar? Kann der Veranstalter alle technischen Anforderungen für Sound,Video und Präsentation erfüllen? Stellt er eventuell sogar eine technische Crew während des Events zur Verfügung?

Wohlfühlfaktoren

Ist der Ort gut zu erreichen und sicher? Bietet er gute Parkmöglichkeiten? Verfügt er über angenehme und schöne Räumlichkeiten und gepflegte Sanitäranlagen?


Das Wichtigste ist die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen, denn davon hängt letztendlich der Erfolg des Events ab. (Bildquelle: shutterstock.com – Pressmaster)


Dienstleistungen

Sind all diese Punkte besprochen, im besten Fall bei einer persönlichen Besichtigung vor Ort, sind noch die Dienstleistungen zu klären. Was bietet der Veranstalter in seinem Eventpaket an? Dekoration, Blumenschmuck, Catering, Technik, Reinigung, Gastroservice während des Empfangs, der Mahlzeiten und auch zwischendurch?

Fazit

Die Planung grosser Firmenevents nimmt immer einige Zeit in Anspruch – doch mit der richtigen Location steht einem erfolgversprechenden Event nichts mehr im Wege.

 

Titelbild: Rawpixel.com – shutterstock.com


Ihr Kommentar zu:

Die perfekte Location für das Event in der Schweiz

Für die Kommentare gilt die Netiquette! Erwünscht sind weder diskriminierende bzw. beleidigende Kommentare noch solche, die zur Platzierung von Werbelinks dienen. Die Agentur belmedia GmbH behält sich vor, Kommentare ggf. nicht zu veröffentlichen.