Ferienplanung im Büro: So vermeiden Sie Stress und Ärger

10.03.2015 |  Von  |  Allgemein
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Ferienplanung im Büro: So vermeiden Sie Stress und Ärger
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Die Ferienzeit verbringt man am liebsten fernab der Kollegen mit der Familie oder Freunden in entspannender Atmosphäre. Doch gerade die Planung der freien Tage und Wochen führt oft zu Ärger und Unstimmigkeiten im Team oder unter Kollegen.

Damit Sie ohne Konflikte und möglicherweise schlechtem Gewissen in die freie Zeit starten können, sollten Sie einiges beachten.

Rechtzeitige Planung hilft, Unstimmigkeiten zu vermeiden

Der Sommer mit seinen heissen Temperaturen und der Sehnsucht nach Sonne, Strand und Meer liegt schon lange vor den tatsächlichen Monaten in der Luft. Und genau da sollten Sie auch bereits mit der Planung schon beginnen, wenn Sie Ärger oder Unstimmigkeiten mit Kollegen vermeiden möchten.

Es liegt auf der Hand, dass jeder bezüglich seiner Ferienzeit gewisse unterschiedliche Präferenzen hat. Während die einen vielleicht Rücksicht auf schulpflichtige Kinder nehmen müssen, möchten andere zu bestimmten Zeitpunkten ihre freien Tage konsumieren, etwa im August oder Anfang September. Legen Sie einen grossformatigen Plan an oder erstellen Sie eine entsprechende Excel-Tabelle, in die jeder seine gewünschten Ferientermine einträgt. Anschliessend organisieren Sie ein Meeting, in dem alle mit der zusammengetragenen Planung konfrontiert werden und dazu Stellung beziehen müssen.

Konfliktpotenzial entschärfen

Es ist sehr wahrscheinlich, dass nun im Plan Zeiten auftreten, in denen die Abteilung nur schwach besetzt ist und Personal fehlt. Was also tun, immerhin hat jeder seine freien Tage verdient und soll nicht automatisch Abstriche machen müssen. Würfeln, Losen oder aber Knobeln sind zwar unterhaltsame Spielereien, doch für die Sache kaum dienlich, auch den Plan einfach so stehen lassen und eine Unterbesetzung zum Nachteil Ihrer Kunden hinzunehmen, ist keine Lösung. Die einfachste Alternative dazu ist es, wenn Sie das Problem besprechen und eine für alle akzeptable Einigung erzielen.


Die Planung der freien Tage und Wochen führt oft zu Ärger und Unstimmigkeiten im Team. (Bild: © Monkey Business Images - shutterstock.com)

Die Planung der freien Tage und Wochen führt oft zu Ärger und Unstimmigkeiten im Team. (Bild: © Monkey Business Images – shutterstock.com)


Offene Aussprache, ohne Vorwürfe zu machen

Eine sofortige Reaktion auf die verplante Liste bringt ausser Konfliktpotenzial eigentlich nichts. Besser ist es, Sie lassen etwas Zeit verstreichen und gestehen den Kollegen zu, dass der erste Ärger verfliegt. Achten Sie darauf, dass der Frust tatsächlich weg ist, wenn Sie sich am Tisch zur Besprechung wiederfinden und leiten Sie dann den nächsten Schritt ein. Dabei kann jeder seine persönliche Sicht der Dinge schildern. Lassen Sie jeden erklären, warum der gewünschte Ferientermin für ihn so wichtig ist oder warum er gerade zu diesem Zeitpunkt frei braucht. Vermeiden Sie aber individuelle Schuldzuweisungen und Vorwürfe, denn die bringen ein Gespräch, das im Endeffekt konstruktiv sein muss, nur ganz schnell zum Scheitern, aber nicht zu einer zufriedenstellenden Lösung. Vor allem aber verschärfen solche Situationen die Diskussion unnötig und am Ende steht weder eine Einigung noch eine Lösung, geschweige denn erholsame freie Tage.

Signalisieren Sie Verständnis, indem Sie die Argumente der Kollegen wiederholen und entsprechend nachfragen. Sie gehen gleichzeitig aber auch sicher, dass Sie alles verstanden haben und so dazu beitragen können, eine konstruktive Lösung zu finden. Lassen Sie alle Beteiligten individuell Lösungsvorschläge zum Ausdruck bringen, so haben Sie eine gute Grundlage, um später eine Einigung zu erzielen. Vielleicht nutzen Sie dazu eine Pinnwand, auf der Sie in kleinen Zetteln die einzelnen Vorschläge aufführen. Dazu werden dann die Punkte aufgeschrieben, warum genau der gewünschte Termin für den Betreffenden so wichtig ist und warum er auch nicht davon abrücken kann oder möchte. Mit einem Ergebnis, das sich aus dieser Vorgehensweise ergibt, können Sie gegebenenfalls zu Ihrem Vorgesetzten gehen und ihn als letzte Entscheidungsinstanz in die Gespräche mit einbeziehen.

Im Notfall muss ein Vermittler her

Wenn Sie trotz viel Einfühlungsvermögen und Verständnis, aber auch entsprechenden Bemühungen mit der Ferienplanung nicht weiter kommen, sollten Sie einen externen Vermittler dazu holen. Dies kann zum Beispiel jemand aus der Personalabteilung sein oder ein Mitglied des Betriebsrates. In jedem Fall sollte es eine Person sein, die eine neutrale Haltung einnimmt und quasi das Gespräch zur Lösung moderiert. Damit ist gewährleistet, dass die ganze Sache neutral und ohne jemanden zu bevorteilen, entschieden wird. Gerade in Sachen Ferienplanung unter Kollegen kann dies ein entscheidendes Kriterium sein, damit eine umfassende Akzeptanz aller erfolgen kann.



Ist letztendlich eine Lösung gefunden worden, mit der alle zufrieden sind und diese mittragen, beginnt Ihre Vorfreude auf die freien Tage. Vergessen Sie dabei nicht, rechtzeitig wichtige Projekte eventuell zu delegieren oder aber Instruktionen weiterzugeben. So schaffen Sie die besten Voraussetzungen, dass Sie Ihre Ferien auch tatsächlich geniessen können.

 

Oberstes Bild: © Rawpixel – shutterstock.com



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